Bedre enn sitt rykte, men mye som kan forbedres

Professor Magne Jørgensens artikkel i siste nummer av Stat & Styring utfordrer det utbredte bildet av norsk offentlig sektor som spesielt dårlig til IT-utvikling. Basert på mangeårig forskning ved Simula viser han at forskjellene mellom offentlig og privat sektor er mindre enn man skulle tro, samtidig som han identifiserer konkrete områder hvor offentlig sektor kan forbedres betydelig.

Hovedfunn: Mindre forskjell enn forventet

 Jørgensens og kollegers forskning viser kun små forskjeller mellom sektorene når det gjelder realisering av nytte, produktivitet, kvalitet, tidskontroll og kostnadskontroll. Andelen problematiske offentlige IT-prosjekter varierer mellom 26-48% i undersøkelsene, med typiske kostnadsoverskridelser på 7% og at ca. 80% av prosjektene leverer det aller meste av planlagt nytte.

Dette står i sterk kontrast til mediebildet som domineres av spektakulære feilslåtte prosjekter. Jørgensen refererer til statistikeren Hans Rosling som påpekte at "Man kan ikke benytte sig af medierne, hvis man vil forstå verden" - man trenger andre kilder for et representativt bilde.

Det største problemet: Ekstrem lang oppstartsfase

Det området hvor offentlig sektor skiller seg mest negativt fra privat sektor er lengden på oppstartsfasen. For IT-prosjekter som følger Statens prosjektmodell brukes det i gjennomsnitt 3,5 år på konseptevaluering, utarbeidelse av styringsdokumenter og kvalitetssikringer. Mindre offentlige IT-prosjekter bruker også ca. dobbelt så lang tid på å komme i gang sammenlignet med privat sektor.

Problemet er ikke nødvendigvis kravene i seg selv, men hvordan de praktiseres. Mange virksomheter synes å tro at alt må detaljeres og utredes mer enn det instruksene faktisk krever. Jo lengre oppstartsfasen varer, jo større problemer får prosjektene ifølge forskningen.

Faren ved kun å fokusere på kostnadskontroll

Artikkelen advarer mot en tilstand hvor alle IT-prosjekter holder budsjettene og leverer til planlagt tid. Dette kan være symptom på overestimering og lav risikovilje, ikke god prosjektledelse. Jørgensen argumenterer for at et sterkt fokus på kostnadskontroll uten samtidig å ha gode insentiver til høy produktivitet og innovasjon, kan føre til at digitalisering blir lite produktiv og innovativ.

Det som trengs er balanserte målestokker som ikke bare måler kostnadskontroll, men også realisert nytte, produktivitet og teknisk kvalitet. Forskningen viser at det er høy iboende usikkerhet i IT-utvikling - omtrent én av ti IT-prosjekter blir stoppet eller leverer mye mindre nytte enn planlagt, både nasjonalt og internasjonalt.

Konkrete anbefalinger for forbedring

For premissgivere og finansieringskilder:

• Tilby mer finansiering for eksperimentering og innovasjon, slik som i New South Wales (Australia) og Storbritannia
• Øk fleksibiliteten i krav til utredninger for å muliggjøre raskere oppstart
• Unngå insentiver som kun retter seg mot kostnadskontroll - fokuser på balanserte mål som inkluderer nytterealisering

For virksomhetene:

• Klargjør hva som er viktigst å forbedre og unngå at metoder blir viktigere enn målene
• Bruk den fleksibiliteten som allerede finnes i dagens utredningsinstrukser
• Utvid teamenes ansvar til å omfatte realisering av nytte, ikke bare utvikling av funksjonalitet

Viktigheten av nytteansvar

Et av de sterkeste funnene er betydningen av å ha dedikerte roller som fokuserer på realisering av nyttevirkninger. Dette bør være operative roller som kan kommunisere godt med IT-utviklere, fagfolk og brukere, markedsføre mulighetene i IT-løsningene og kontinuerlig se etter nye nyttevirkninger.

Potensialet for forbedring

Forskningen indikerer at offentlig sektor kan ha blitt bedre de senere årene gjennom innføring av smidige prinsipper. Undersøkelser viser at god bruk av smidige metoder fører til mer vellykkede IT-prosjekter.

Store prosjekter over 100 millioner kroner har høyere risiko - 25% blir stoppet eller leverer vesentlig mindre nytte enn planlagt, mot 7% for mindre prosjekter. Dette støtter prinsippet "tenk stort, start smått".

Konklusjon

Artikkelen viser at norsk offentlig sektor ikke er så dårlig på IT-utvikling som sitt rykte tilsier, men at det finnes betydelige forbedringsmuligheter. De viktigste områdene er å forkorte oppstartsfasen, øke fokuset på eksperimentering og innovasjon, skape mer balanserte insentiver og styrke arbeidet med nytterealisering. Med disse endringene kan offentlig sektor både forbedre sitt omdømme og levere bedre digitale tjenester til samfunnet.