Robuste fagmiljøer krever mer deling

Av Kenneth Skjefstad, seniorrådgiver i Politidirektoratet, Nina Kristine Østlund, partner i Deloitte og Erik Handelsby, director i Deloitte.

Regjeringens forslag om å gjøre endringer i offentlighetsloven ble, som kjent, ikke vedtatt. Forslaget gikk ut på å innføre et tillegg til offentlighetslovens § 14 første ledd, for å klargjøre at bestemmelsen også gir adgang til å gjøre unntak fra innsyn i informasjonen i journalen om organinterne dokumenter. Deler av argumentasjonen for forslaget var knyttet til manglende forvaltningsmessig kapasitet og behovet for effektivisering.

Vi mener det er på tide å se på hvordan administrative tjenester i små statlige virksomheter kan organiseres annerledes, slik at de i større grad utnytter kapasiteten som er der, gir verdi til virksomhetene og samtidig ivaretar etterlevelse av regelverket.

Det finnes i dag ca. 190 statlige virksomheter med ulike samfunnsoppdrag, og ulik størrelse. Et søk på statsregnskapet.no for 2022 viser at antall årsverk i statlige virksomheter varierer fra to til rundt 21.000. Uavhengig av størrelse og antall ansatte må alle virksomheter forholde seg til samme regelverk, som økonomiregelverket, Statens Personalhåndbok, Offentlighetsloven, Arkivloven og Lov om offentlige anskaffelser. Hvilke konsekvenser får det for virksomhetene?

Store variasjoner
Vi har over flere år jobbet med statlige virksomheter av ulik størrelse og med ulike samfunnsoppdrag. Vi har erfart at det er svært store forskjeller på hvordan store og små virksomheter er i stand til å etterleve sentrale regelverk, som blant annet økonomiregelverket og lov om offentlige anskaffelser.

Store virksomheter har som regel robuste fagmiljøer med spesialkompetanse på de ulike fagområdene, mens små virksomheter har få administrative ressurser og liten eller ingen mulighet til å skape de samme administrative fagmiljøene. Vi ser at mindre virksomheter sliter med kompetanseutfordringer og er sårbare for fravær, i motsetning til private virksomheter som i større grad kan kjøpe den spesialkompetansen de trenger. Når det bare er én ansatt på hvert fagområde blir det utfordrende å ivareta faglig kvalitet, effektivitet og god internkontroll.

Store sko å fylle
Vi ser at små statlige virksomheter sliter med å ivareta alle de administrative funksjonenes roller og oppgaver. Økonomifunksjonen skal blant annet sørge for kontroll i regnskapet og påse at organisasjonen følger relevante lover, regler og rutiner, i tillegg til å ta ansvar for virksomhetens risikostyring. Det er store sko som skal fylles når mange virksomheter har en liten håndfull medarbeidere som skal dekke alle administrative oppgaver.

De fleste statlige virksomheter er kunder av Direktoratet for Forvaltning og Økonomistyring (DFØ), noe som innebærer at DFØ drifter regnskaps- og lønnssystemene og leverer operative lønns- og regnskapstjenester til virksomhetene. Det er imidlertid mange «virksomhetsnære» oppgaver som allikevel må ivaretas av virksomheten, som bl.a. budsjettering, økonomioppfølging, avstemming, intern og ekstern rapportering, risikostyring, internkontroll, og kontroll og oppfølging av DFØs leveranser. I tillegg kommer oppgaver under HR og lønn, arkiv og anskaffelser. Økonomiregelverket er også svært tydelig på at etterlevelse av regelverket er virksomhetens eget ansvar.

Som nevnt innledningsvis ser vi at mindre virksomheter sliter med sikre tilstrekkelig kapasitet, kompetanse og utvikling i oppgaveutførelsen. De er ofte svært avhengig av enkeltpersoner og er sårbare både på kvalitet og forsinkelser. En statlig administrativ funksjon mottar svært mange bestillinger gjennom året, fra intern ledelse, ansatte, overordnet departement, DFØ og Riksrevisjonen. I tillegg kommer ofte en rekke innsynskrav. Slike bestillinger kan være like omfattende for små og store virksomheter, og det sier seg selv at de små virksomhetene vil slite med å ivareta alle krav og bestillinger. Årsoppgjør og årsrapportering vil ofte være en særlig krevende periode for de små virksomhetene.

Behov for ny kompetanse
Det pågår en sterk digitalisering av administrative funksjoner både i offentlig og privat sektor, hvor transaksjonelle oppgaver i stor grad automatiseres. Digitalisering gir økt tilgang på data og økte muligheter for strategiske analyser, noe som igjen krever ny kompetanse. Vår erfaring er at små virksomheter i liten grad evner å skape sterke fagmiljøer som kan understøtte ledelsens behov for god og fremtidsrettet styringsinformasjon fordi de ikke har hverken kapasitet eller kompetanse til å jobbe med dette.
 
Vi mener det er på tide å se på hvordan administrative tjenester i små statlige virksomheter kan organiseres slik at de i større grad gir verdi til virksomhetene, samtidig som de ivaretar etterlevelse av regelverket og skaper en god arbeidsplass for de ansatte.

Vi mener at det er på tide at man etablerer «en statlig delingsøkonomi» hvor flere mindre virksomheter deler fellesfunksjoner som f.eks. økonomiforvaltning, HR-tjenester, anskaffelser og arkiv. Statlig delingsøkonomi vil kunne bidra til bedre utnyttelse av ressursene, bedre etterlevelse og ikke minst sikre attraktive og robuste fagmiljøer hvor det er mulig å levere god kvalitet på alle tjenester.