Treg og utilgjengelig forvaltning

Antallet klager på manglende svar og lang saksbehandling som Sivilombudet mottar har økt med over 40 prosent i årene fra 2016 til 2024. I fjor mottok ombudet 1470 slike klager fra folk som har vært i kontakt med offentlig forvaltning, og andelen av denne typen klager har samtidig økt fra cirka 20 prosent til om lag 30 prosent av alle klager Sivilombudet får.

Uholdbart

– Det er uholdbart at innbyggerne ikke får svar når de henvender seg til myndighetene. I 75 prosent av alle saker vi undersøker overfor forvaltningen, ser vi at klageren ikke har fått svar, sa sivilombud Hanne Harlem da rapporten ble overlevert til Stortinget i mars.

– Selv om det kan være forståelige grunner til at forvaltningen ikke klarer å behandle alle saker innen rimelig tid, svekker det respekten for lover og regler og tilliten til myndighetene. Vi har derfor i dag gjort Stortinget oppmerksom på den negative utviklingen vi har sett de siste årene gjennom en særskilt melding, som er vårt sterkeste virkemiddel, sier Hanne Harlem

Ressursene holder ikke tritt

Ressursmangel er ofte årsaken til lang saksbehandlingstid og manglende svar i forvaltningen, mener Sivilombudet. For få ansatte i forhold til arbeidsmengde og rekrutteringsutfordringer gjør at forvaltningen ikke overholder gjeldende regler. Samtidig har regelverket blitt mer omfattende over tid, delvis på grunn av internasjonale forpliktelser.

Sivilombudet refererer til at Generalistkommuneutvalget i sin utredning påpekte at omfanget av lover, forskrifter og retningslinjer er så stort at kommunene ikke klarer å forholde seg til alt. Regelverkets utforming påvirker saksbehandlingstiden betydelig, og sakskompleksitet, krav til dokumentasjon og behov for involvering fra andre forvaltningsorganer kan forsinke prosessen.

Fristelser er bedre enn frister

Lovbestemte frister har begrenset effekt for å bøte på disse problemene, men økonomiske virkninger av forsinkelser kan påvirke fungere. For eksempel kan gebyrreduksjoner ved fristoverskridelser i byggesaker føre til at kommunene prioriterer dette foran klagehåndtering.

Eksterne forhold som regelverksendringer, demografiske endringer, kriser som flyktningkrisen i 2015 og koronapandemien, eller omorganiseringer kan skape forsinkelser. Medieoppmerksomhet kan også påvirke saksmengden innen spesifikke områder.

Mange mulige tiltak

Interne rutiner og organisering har stor betydning for effektiviteten. Lange saksbehandlingstider og manglende svar fører til ytterligere ressursbruk og svekker tilliten til forvaltningen. Digitalisering og automatisering har vist seg effektivt for å redusere saksbehandlingstiden, men forutsetter at rettssikkerheten ivaretas og at nødvendige data er tilgjengelige digitalt.

Sivilombudet foreslår flere tiltak for å redusere saksbehandlingstiden:

bedre balanse mellom oppgaver og ressurser, klarere regler, økt digitalisering, midlertidige tiltak, tydeliggjøre rapporteringsplikt, bedre prioritering, styrke brukerperspektivet og styrke virkemidler overfor kommunene.

Kritisk vurdere eget arbeid

Sivilombudet ber som et første tiltak Stortinget og forvaltningen om å…: «Kritisk vurdere konsekvenser av regelendringer, systematisk fange opp endringer i saksmengde, forenkle unødvendige oppgaver, og identifisere tiltak for å redusere konsekvensene av lang saksbehandlingstid.»

Dette er i tråd med flere av de initiativene som er kommet fra ulike partier på Stortinget om å redusere spesielt styringspresset fra staten mot kommunene.

Sivilombudets melding til Stortinget understreker at selv om ressursmangel er en vanlig forklaring, fritar det ikke forvaltningen fra å følge gjeldende regler. Stortingets styring skjer gjennom lovgivning, ikke bare via budsjettene, og forvaltningen må forholde seg til begge deler.

Stat & Styring bruker kunstig intelligens til å sammenfatte og sammenstille tekst fra autoritative og kjente kilder. All tekst kontrolleres og bearbeides manuelt av redaksjonen.