Digital arkivmedarbeider kan gi større åpenhet

Snart kan kunstig intelligens overta jobben med å vurdere og arkivere e-post. Det kan spare det offentlige for milliarder og løse det demokratiske problemet med at viktige beslutninger ikke blir dokumentert.

Av Laila Borge

Få andre i verden har gjort det samme som det norske selskapet Simplifai har fått til i samarbeid med Arkivverket: Å lage en digital medarbeider som kan overta offentlig ansattes jobb med vurdering og arkivering av e-post. Strengt tatt er det fire programvare-roboter som samarbeider om jobben: tre e-post-boter og en dokument-bot, forklarer kommersiell direktør Daniel Kohn i Simplifai. E-post er nemlig et ganske vanskelig medium å forstå for en robot.

– En e-post kan være personlig samtidig som den kan være avgjørende for å forstå saksgangen bak en beslutning. E-posten gir ofte helt nødvendig kontekst til dokumenter som er vedlagt, og er et veldig effektivt medium for kommunikasjon i full kontekst. Utfordringen er at det er menneskelig kommunikasjon i fritekst som må forstås, sier Kohn.

Konteksten går ofte tapt i dagens virkelighet der offentlige virksomheter får enorme mengder e-post og ansatte rett og slett ikke har tid til å arkivere og journalføre alt de skal. Resultatet er mangelfullt offentlig innsyn. Kohn nevner som eksempel den manglende dokumentasjonen på hvorfor Norge ble stengt ned i mars 2020.

– Dette ble helt sikkert diskutert og kommentert i e-poster. Det ville vår løsning ha plukket opp og hjulpet til med å arkivere, sier Kohn.

Manuell arkivering koster milliarder
Da Riksrevisjonen undersøkte arkivering og åpenhet i statlig forvaltning i 2017, fant de ut at bruk av e-post og fagsystemer uten godkjente arkivløsninger fører til at betydelige mengder arkivpliktige dokumenter ikke blir arkivert og journalført. Mangelfull arkivering og feil journalføring svekker muligheten for offentlig debatt og medienes kontroll med statsforvaltningen, skrev Riksrevisjonen.

Også en undersøkelse Menon Economics gjorde for Arkivverket i 2020 konkluderte med at store mengder arkivverdig dokumentasjon ikke tas vare på, til tross for at det offentlige bruker milliarder på arkiveringsoppgaver.

Dette var noe av grunnen til at Arkivverket for et år siden søkte etter noen som kunne hjelpe dem å utvikle teknologi for automatisk arkivering av e-post. De ble den første oppdragsgiveren som fant en leverandør gjennom Startoff, et rammeverk for gjennomføring av startupvennlige anskaffelser. Leverandøren de valgte var altså Simplifai, et Oslo-basert selskap startet i 2017 som jobber med å automatisere arbeidsoppgaver ved hjelp av kunstig intelligens.

– Målet vårt er ikke å ta bort menneskelige medarbeidere, men å gjøre dem menneskelige igjen og gi dem tid til å gjøre de oppgavene som faktisk krever skjønnsvurderinger. I dag ender mange opp med å gjøre robotoppgaver, sier Daniel Kohn.

Han mener vurdering og arkivering av e-post er et godt eksempel på oppgaver som menneskelige medarbeidere bør få slippe.

Begrenses av lovverket
Gjennom samarbeidet med Arkivverket løste Simplifai oppgaven med å lage en digital arkivmedarbeider som kan ta seg av individuell e-post. Men før løsningen kan tas i bruk må de må få den til å fungere innenfor personvern- og arbeidsmiljølovens rammer. Dette jobber Simplifai nå med i Datatilsynets regulatoriske sandkasse. Sannsynligvis vil de før sommeren komme med en veileder for hvordan løsningen kan tas i bruk ved at hver enkelt ansatt selv gir roboten tilgang til e-posten sin. Der kan de møte på en ny utfordring.

– Det er veldig varierende hvor modne folk er for å ta i bruk en slik løsning. De som behandler ekstremt sensitive forhold, som barnekriminalitet hos politiet, vil nok ikke være de første til å ta dette i bruk, sier Kohn.

Han tror likevel at de fleste bør ha en automatisert løsning på plass innen 2024-2025, med tanke på hvor fort det digitale arkiveringsbehovet vokser. Og politiet er faktisk en av etatene som allerede har vist interesse for løsningen.

– Politiet har kundemottak over hele landet med begrensede ressurser. De får mengder med e-post, og kritiske beskjeder kan drukne blant e-poster med ubetydelig informasjon. Vi kan hjelpe dem med å sortere ut det som er viktig, sier Kohn.

 

Gjør mindre feil
Kohn har full forståelse for at noen kan være skeptiske til å slippe en digital medarbeider løs på e-posten sin, men mener at den vil gjøre færre feil enn en menneskelig saksbehandler i en stressende hverdag.

– Det kan høres magisk ut, men vi trener den kunstige intelligensen opp til å lese e-post slik vi selv ville gjort. Vi har laget et grensesnitt der vi forklarer setningsoppbygging, uttrykk og hvordan folk ordlegger seg, og vi lærer den hva som er arkivverdig og ikke taushetsbelagt. Vi ser at den klarer å gjenkjenne og behandle riktig rundt 90 prosent av e-postene. Når den ikke er helt sikker, sender den det videre til mennesker, sier han.

Teknologien er allerede i bruk i flere private bedrifter, og Trondheim kommune har tatt deler av teknologien i bruk. Flere offentlige virksomheter i både inn- og utland er interessert, blant annet myndighetene i flere europeiske storbyer.

– Vi håper at de første offentlige brukerne er oppe og går før sommerferien, og at vi kan lansere det bredere senere på året, sier Kohn.

Vil automatisere all arkivering
Arkivverket er ikke lenger involvert i arbeidet med e-postløsningen, men har åpnet en egen regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet. Der jobber de med å finne bedre metoder for å ivareta god dokumentasjon og offentlighet fra andre digitale arbeidsverktøy.

– Vi opplever at problemet er mye større enn e-post. Mye dokumentasjon går tapt som følge av mangler i fagsystemer og arbeidsprosesser. Vi ønsker å gjøre det så enkelt som mulig å få god dokumentasjon på offentlige beslutninger, uavhengig av hvilke verktøy som blir brukt, sier Espen Sjøvoll i Arkivverket.

Arkivverket har tidligere hatt en ambisjon om at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å måtte tenke på arkivering. – Nå sier vi heller så snart som mulig, sier Sjøvoll.