-En helt annen arbeidshverdag for saksbehandlerne

Nytt system for høringer

Det nye systemet for høringsrunder har ført til at det kommer flere innspill. Likevel går det langt raskere å få oversikt over alle innspillene.

Utdanningsdirektoratet fikk nylig Bedre stat-prisen for det digitale høringssystemet som de har utviklet, der alle høringsinnspill fylles inn i et spørreskjema med svaralternativer og åpne kommentarfelt.

– Vi har mange høringer med mange innspill, og saksbehandlerne våre brukte veldig mye tid på høringene. De mente at det måtte gå an å gjøre det på en enklere måte, sier Ola Langnes-Øyen, leder for Utdanningsdirektoratets avdeling for dokumentasjon og arkiv.

– Et paradigmeskifte, skal en av saksbehandlerne ha kalt det nye systemet. Han hadde vært vant til å sitte en hel uke med store papirbunker og gule lapper for å få oversikt over høringsinnspillene. Nå kan han med noen tastetrykk få oversikt over svarene og skrive ut en ferdig rapport.

Lettere å bli hørt
Utdanningsdirektoratet har foreløpig inntrykk av at de får langt flere innspill fra lærere og skoler etter at de tok i bruk det nye systemet.

– Store virksomheter som LO eller NHO vet hvordan man skriver tradisjonelle høringssvar, men terskelen har nok blitt mye lavere for lærere, rektorer og barnehageansatte nå som de får konkrete spørsmål og kan svare på mobil, sier Langnes-Øyen.

Han sier at det har vært svært få negative reaksjoner på at spørsmålene er forhåndsstrukturert. – De negative reaksjonene vi har hatt, har heller handlet om at forslaget ikke skulle vært sendt ut på høring i det hele tatt, og ikke om løsningen.

Først og fremst for direktoratene
– Vi ønsker jo samhandling og delingskultur i det offentlige, men i utgangspunktet har vi tenkt på dette som et verktøy som vi deler med andre direktorater, sier Langnes-Øyen.

Foreløpig koster det dem lite å dele verktøyet. Det trengs lite tilpasninger for å ta det i bruk i et annet direktorat.

– De første vi delte det med var Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. De hadde det samme behovet som oss, og hadde laget en liste over hva de trengte. Da de fikk høre om vår løsning kunne de krysse av for alle punktene på listen, sier Langnes-Øyen.

Departementenes løsning lite brukt
Høsten 2021 intervjuet DSS en del saksbehandlere som jobber mye med ulike typer høringer. Nesten alle kommenterte at de ville spare mye tid på etterarbeid dersom høringssvarene var strukturert bedre, spesielt i tilfeller hvor det kommer inn tusenvis av høringssvar. Samtidig krever skjematiske høringer mer forarbeid. Derfor mente saksbehandlerne at det er en del tilfeller der en skjematisk løsning er lite hensiktsmessig.  

Høringsdokumentene er ofte store og omfattende, og saksbehandlerne så utfordringer både med å strukturere høringen og at det kan bli uoversiktlig for de som skal svare. Dessuten mente saksbehandlerne at det vil være krevende å utarbeide åpne spørsmål og påstander som ikke legger føringer for høringsinstansene.

Skal ikke være avstemning
– Vi har vært bevisste på at vi ikke skal redusere høringsinstituttet til en avstemning over hva folk liker. Hvis vi har spørsmål der folk skal svare «ja» eller «nei» eller svare på en skala om de synes noe er bra eller ikke, kobler vi også alltid på et åpent kommentarfelt. Folk kan velge å bare skrive kommentarer, eller de kan skrive brev til oss hvis det er det de vil.

Han tror det nye systemet er mer helhetlig enn systemer som andre har utviklet for å systematisere høringer.

– Den store forskjellen er nok at dette systemet har veldig god støtte til saksbehandlerne, med et veldig godt grensesnitt for å bore ned i dataene og få enkel oversikt over høringsinnspillene. Saksbehandlerne kan filtrere svarene, ta ut ulike rapporter og få ulike visuelle fremstillinger av innspillene. De kan for eksempel lett få oversikt over hva offentlig sektor mener og hva private mener, eller de kan undersøke hvordan utdanningsforbundets innspill matcher med svar fra de som jobber i barnehage, sier Langnes-Øyen.