Store svakheter ved utredningsinstruksen

Dette sa avdelingsdirektør i Digitaliseringsdirektoratet Espen Sjøvoll under en debatt om Utredningsinstruksen før påske.

Sjøvoll mente at Utredningsinstruksen er basert på en fossefallmodell som tror at man kan planlegge alt på forhånd, og så sette dette i verk i en stor omfattende operasjon.

- Vi kan ikke planlegge alt i forkant, for hvis man tar alle de prinsipielle vurderingene i forkant hindrer man seg selv i å ta inn læring i runde to eller tre av iverksettingen, sa Sjøvoll.

Ikke dogmatisk

Sjøvoll deltok i en debatt i regi av Partnerforum, sammen med direktør i Direktoratet for økonomistyring og forvaltning Hilde Singsaas og lederen for D-box Hanne Cecilie Bjørka.

Han og de andre debattdeltakerne var enige om at det var behov for en mer fleksibel tilnærming til utredningsprosesser og beslutningstaking i offentlig sektor. I dag ligger Utredningsinstruksen og DFØs veileder for denne til grunn for det meste av det som foreslås av nye prosjekter i offentlig sektor. Denne instruksen og veilederen gir en omfattende og stramme føringer for hvilke spørsmål som må besvares i forbindelse med utredning av nye tiltak.

Debattdeltakerne understreket at mens utredningsinstruksen og andre retningslinjer kan være nyttige, må de ikke bli dogmatiske hindringer for innovasjon, læring og tilpasning til nye forhold. Det er behov for å balansere kravet om grundige beslutningsgrunnlag med nødvendigheten av å kunne reagere raskt på endringer og utfordringer.

Må vite litt om løsningene

Hilde Singsaas som leder direktoratet som har ansvaret for Utredningsinstruksen, var spesielt opptatt av at hennes direktorat ikke hadde noen dogmatisk holdning til instruksen, men åpnet samtidig for at de kanskje hadde hatt det tidligere:

- Det kan være at vi har vært litt dogmatiske i måten vi omtaler utredningsinstruksen på. Vi skal ha et åpent sinn og se om vi går for langt i å si at du alltid skal bruke instruksen. Men vil du ha offentlige bevilgninger må du finne deg i å kunne angi problemet og ha begrep om ihvertfall noen konsepter for å kunne få penger.

Samtidig understreket Singsaas hvor viktig motivet for denne instruksen er:

- Vi kan ikke be om mer av skattebetalernes penger til å løse problemer uten å vite litt om hvordan det skal løses, sa Singsaas og illustrerte dette poenget med at hun mente det var vanskelig å gå til Stortinget og si at «vi må ha 200 mill og så får vi se hvordan det går».

Smidig metode

Kommentaren om hennes om "se hvordan det går" var blant annet beregnet på forslagene som kom fram i debatten om mer fleksible metoder for å vedta og iverksette politiske tiltak, som blant annet Hanne Cecilie Bjørka trakk fram.

Bjørka mente at bevilgende myndigheter ville være fornøyd med litt mindre omfattende og fastlåste forslag enn utredningsinstruksen legger opp til:

- Jeg mener at man kunne kommet til Stortinget eller et eventuelt eierdepartement og sagt at «vi har kartlagt dette feltet, og det er et kjempeproblem her. Vi har veldig lyst til å oppnå disse resultatene, og hvis vi oppnår disse da vil vi få de og de gevinstene.»

En tenkt forslagsstiller ville da i følge Bjørka skissere en smidig metode: «Vi vet at hvis vi jobber på denne og denne måten så vil vi få mest ut av pengene og raskest mulig finne de gode løsningene som gir verdier. Derfor så foreslår vi at med utgangspunkt i dette problemet og dette målet så må denne gjengen sette seg ned og vi bør ha den kompetansen til å jobbe på den og den måten».

Bjørka trodde at de som sitter på pengesekken vil være mer fornøyd med et slikt forslag, fordi det også vil gi muligheter til å stoppe tiltak underveis, hvis man ser at de ikke fungerer.

Kontinuerlig forbedring

Smidige og designorienterte metoder, som kan tilpasse seg dynamiske situasjoner og legge til rette for mer effektive og brukerorienterte løsninger, var noe som også Espen Sjøvoll trakk fram som mulige alternativer til utredningsinstruksen.

Disse metodene erkjenner behovet for kontinuerlig forbedring og tilpasning, og kan gjøre offentlig sektor bedre i stand møte komplekse utfordringer og levere mer relevante og effektive tjenester til samfunnet.

- Vi har jo lang tradisjon med utredninger i Norge, og det er egentlig det som er problemet. Disse utredningene fører ofte til en lang rapport som blir for omfattende og for teoretisk.

Alternativet var ifølge Sjøvoll en designmetodikk hvor utviklingen av problemforståelsen er kombinert med utarbeidelse og implementering av løsninger gjennom utprøving. Utprøvingen kan føre til at problemforståelsen justeres eller forkastes.

Små skritt

Dette var også Singsaas inne på da hun nok en gang understreket at direktoratet ikke var dogmatiske i forhold til utredningsinstruksen:

- Vi kommer antakelig til å måtte vende oss til at mange problemer skal løses uten at vi løper til Storting og Regjering og ber om mer penger. Vi må altså selv ta en større jobb med å se hvordan kan vi selv skape vårt eget handlingsrom og samarbeide med andre for å finne gode løsninger.

Singsaas mente at det ikke var smart å foreslå gigantiske prosjekter, men heller å legge fram forslag til skrittvise prosjekter hvor første trinn i seg selv var fornuftig uansett. Et vellykket første trinn ville gi muligheter for påbygging til flere trinn i prosjektet.

-Så la oss se om vi også fra DFØs side kan bli bedre på å illustrere at det finnes ulike måter å løse problemene på, vi skal passe på at i ihvertfall vi ikke blir de mest dogmatiske på hvordan utredningsinstruksen skal tolkes.