Usikker på gevinsten av effektivisering

Den nye innkjøps- og fakturaløsningen skulle gi effektivisering. I stedet lurer Nasjonalbiblioteket på om de trenger flere ansatte for å klare å håndtere det nye systemet.

Under DFØs styringskonferanse forrige uke snakket nasjonalbibliotekar Aslak Sira Myhre om kultur for effektiv ressursbruk. Da kom han samtidig med et lite hjertesukk om DFØs regnskapssystem.

– Vi må ansette ett til to nye mennesker for å klare å håndtere det nye regnskapssystemet til DFØ. Det vil si at det er to mennesker som ikke kan jobbe direkte med samfunnsoppdraget vårt, sa han.

Etter spørsmål fra Stat & Styring utdyper Aslak Sira Myhre:
– Det er ikke alltid at fellesløsninger gjør arbeidet vårt mer effektivt. Vi følger aller regler og gjør det vi skal, men jo mer tid vi må bruke på oppfølging og rutiner, jo mindre effektive blir vi til å oppfylle samfunnsoppdraget vårt. Som leder ønsker jeg å sikre at fagmedarbeiderne våre skal jobbe med faget sitt, og minimere innsatsen hver av dem må bruke på andre ting. Dette er effektiv ressursutnyttelse.

Nasjonalbibliotekets økonomidirektør Bernt Fjeldberg skriver i en e-post til Stat & Styring at de har implementeringsutfordringer med den nye løsningen i DFØs regnskapssystem.

– Dette medfører at noen transaksjoner er mer krevende, tar mer tid, enn tidligere. Dette vil, dersom det vedvarer, medføre at vi må styrke regnskapsfunksjonen, skriver han.

Mangler i leveransen
På sikt er målet at den nye innkjøps- og fakturaløsningen fra DFØ skal bli mer effektiv enn den gamle, men hovedårsaken til byttet er at den gamle løsningen fases ut fra leverandørens side. Det forklarer divisjonsdirektør for regnskapsdivisjonen i DFØ, Gøril Aune.

­Alle DFØs kunder – 81 prosent av alle statlige virksomheter – skal over på den nye løsningen innen utgangen av 2023. 50 virksomheter har gått over allerede. Nasjonalbiblioteket var blant de første til å ta den nye løsningen i bruk.

– Leveransen var åtte måneder forsinket fra vår leverandør. I tillegg var det noen mangler i leveransen. Da Nasjonalbiblioteket gikk over på den nye løsningen var vi fremdeles i en utviklingsperiode. Det var selvfølgelig ugunstig, sier Aune.

– Går vesentlig bedre nå
I starten fikk DFØ flere tilbakemeldinger på at systemet hadde mangler og ikke var stabilt nok, men nå mener Aune at det går vesentlig bedre.

– Med tanke på hvor få innkjøp Nasjonalbiblioteket foretar bør det i utgangspunktet ikke være nødvendig å ha to ansatte på dette området. Vi vil gjerne komme i dialog med Nasjonalbiblioteket for å se på utfordringene deres og hvordan vi kan hjelpe dem med å løse dem, sier hun.

Store problemer for universitetene
Fagforeninger slo i fjor alarm om at problemene kunne gå ut over arbeidsmiljøet.

I tillegg til utfordringene med det nye innkjøpssystemet har det vært en utfordring for universitetene at alle ansatte skulle ta i bruk nye løsninger på flere områder samtidig.

– Det har vært krevende, men vi er i en mer stabil fase nå. Det gjenstår noen få punkter som skal utvikles til våren. For øvrig tok både Universitetet i Tromsø og Statens vegvesen i bruk de samme løsningene fra januar i år, og det har heldigvis gått veldig bra, sier Aune.

Hun mener at dette ikke har gått ut over andre brukere av DFØs systemer.

– Vi har satt noen utviklingsoppgaver på hold, men drift er førsteprioritet for oss. Drift og bytte av systemer kan vi ikke sette på hold, sier Aune.

Dessuten: Noe av utviklingen som er gjort for universitetene, kan også komme andre til gode, påpeker hun.

Delt syn på gevinsten
– Det høres ikke høyt ut, men når vi spør om hvor fornøyde de er med tjenestene vi leverer, svarer 84 prosent at de er fornøyde, sier Gøril Aune.

Hun poengterer at det langt på vei er opp til virksomhetene å utnytte gevinsten av digitalisering.

– Vi har gjort en stor jobb med digitalisering og innføring av robotteknologi. Når vi gjør en oppgave på vegne av mange får vi stordriftsfordeler som gir oss mulighet til å digitalisere og effektivisere mer. Når virksomheter tar i bruk DFØ sine tjenester, må de ansatte som har jobbet med denne typen oppgaver gjøre andre ting, sier hun.